Funzionalità ERP e CRM di 365BC PROFESSIONAL SERVICES

CONSUNTIVAZIONI
DI COMMESSA

Project management, time-sheet e rimborso spese.

Esistono 3 opzioni architetturali per la registrazione delle transazioni, con livelli crescenti di complessità ed integrazione.

Imputazione diretta in Dynamics 365 B.C. PSA. Questa opzione richiede che l’Utente abbia un accesso all’ERP, quindi ha un costo di «fruizione» della licenza / servizio cloud.

Interfacciamento di strumenti «ad hoc» aziendali, con “batch input” standard in 365 B.C.

Portale WEB MANAGEMENT.
Applicazione esterna a D365 BC PSA, molto estesa e performante. Ha il grande vantaggio di non richiedere l’assegnazione di una Utenza Nominale Dynamics 365 Business Central a Consulenti a Project Manager, sia in termini di funzioni che di reporting. La soluzione è fortemente e nativamente integrata con l’ERP PSA, in quanto ne utilizza la base dati in modo diretto. Alcune funzionalità del modulo sono fruibili anche in modalità «mobile».

TEMPO DI LAVORO E CONTRATTI

Oltre ai servizi erogati in orari diurni «normali», si possono gestire tutte le forme contrattuali di lavoro, sia lato dipendenti, sia lato contratto cliente:

indennità per lavoro straordinario (classificato in varie tipologie) –
indennità di reperibilità
lavoro «a turni» / assunzioni «a giornata» / «part-time» (orizzontale e verticale).

RIMBORSI SPESE

I rimborsi spese delle risorse umane (interne e/o esterne) vengono gestite sotto tutti i punti di vista possibili: «solo da rimborsare», «solo da rifatturare» al cliente, «da rimborsare e rifatturare», pagamenti «in contanti» / tramite «carta di credito aziendale» / tramite «pre-pagato aziendale», in «conto anticipi», «a consuntivo», con «rimessa diretta», tramite «cedolino paga», con / senza riscontro tra spese dichiarate e relativi giustificativi, con / senza limiti di spesa per voce specifica, ecc…

GESTIONE ASSENZE

Le assenze dal lavoro dei dipendenti, con tutte le relative causali tipiche, vengono «imputate» ad una commessa specifica. Attraverso una opportuna parametrizzazione, è possibile identificare per ogni causale se il costo è a carico dell’azienda, totalmente o parzialmente, isolando i costi previsti (assenze contrattuali) da quelli imprevisti. A seconda che un’assenza debba essere autorizzata o giustificata, il sistema ne gestisce sia l’avvenuta autorizzazione che l’avvenuta presentazione del giustificativo.

GESTIONE S.A.L. / S.I.L.

La funzionalità Stato Avanzamento Lavori (S.A.L.), consente al Business Manager di gestire la fatturazione autorizzata dal Cliente, nelle commesse «a corpo». La funzionalità Stato Interno dei Lavori (S.I.L.), consente al Business Manager di dichiarare l’effettivo stato di avanzamento della commessa «a corpo», indispensabile per la determinazione automatica del ricavo realmente maturato, e di conseguenza delle «varianze di costo» che si sono generate. Tutto questo, in totale conformità con le normative civilistico-fiscali, con gli International Accounting Standard (IAS 11, precisamente), con l’OIC 23 e con le “best practice” del Controllo di Gestione. In caso di utilizzo del portale WEB MANAGEMENT, il Manager può svolgere tali attività di processo in questo ambito, senza essere necessariamente un Utente Nominale 365 B.C.

GESTIONE TARIFFE E MARGINI INTER-BUSINESS UNIT

L’utilizzo di una Risorsa da parte di una Business Area diversa da quella di appartenenza (ma sempre della medesima società), può essere gestita:

“al costo” (tutto il margine viene generato dal centro di profitto utilizzatore)
“a prezzi di trasferimento” (il margine viene ripartito fra le due strutture). Nel secondo caso, il sistema addebita in automatico 2 diverse commesse a fronte della stessa prestazione.

COSTO DEL LAVORO ED ONERI ACCESSORI

La valorizzazione a consuntivo viene effettuata con i dati della specifica Persona Fisica interessata. Per il Controllo di Gestione, è possibile analizzare lo scostamento rispetto al preventivo, a livello di varianza volume e varianza costo unitario. Utilizzando PSA in combinazione con l’add-on MCA (Management Control in Action), è possibile gestire i consuntivi a costi standard flessibili, isolando le varianze non di competenza del Project Manager.

WORK FLOWS ED ALTRE FUNZIONALITÀ CARATTERISTICHE

Dynamics 365 Business Central PSA consente inoltre di gestire in modo automatico (con / senza l’ausilio del portale Web Management) una serie di problematiche tipiche del settore, quali:

work flow di approvazione trasferte e spese
gestione “delegata” del TS (un’altra persona può essere autorizzata ad operare in nome e per conto del titolare)
acquisizione di TS compilati su fogli excel, per risorse che non usano la piattaforma
gestione «allegati TS» (giustificativi spese, foto, rapportini attività firmati dal cliente, ecc…)
gestione di «TS intercompany» (laddove esistano più società del gruppo o del network che utilizzano le risorse in modo incrociato, quando la risorsa della società A dichiara una attività sulla cms della società B – ove autorizzata -, vengono generati 2 TS, uno di input alla fatturazione da A a B, ed uno di input alla fatturazione di B al Cliente finale, applicando le diverse tariffe e rimborsi previsti).

RILEVAZIONE PRESENZE GEO-LOCALIZZATE

Dynamics 365 BC PSA dispone di un portale web e di una app mobile che consente di rilevare la presenza del singolo dipendente (inizio / fine lavoro, con «marcatura» legale), anche in modo «geo-localizzato» (presenze presso Cliente / Partner, lavoro in Smart Working, ecc.). In alternativa, è prevista la integrazione del sistema PSA con dispositivi «marca tempo» utilizzati dalla azienda.

INTEGRAZIONE CON SISTEMI DI PAGHE E STIPENDI

I dati di consuntivo delle Risorse Umane con contratto di lavoro dipendente, relativi sia a presenze / assenze che a spese da rimborsare, vengono preparati su 365BC PSA. Successivamente, vengono trasmessi al sistema di “payroll” aziendale (interfaccia standard per i più diffusi sistemi dedicati allo scopo), che li restituisce sotto forma di transazioni contabili da registrare, sia in contabilità generale che eventualmente nella contabilità analitica avanzata (add-on Action MCA 3.03, conforme ai principi e metodi del sistema duplice contabile integrato).

INTEGRAZIONE CON MICROSOFT PROJECT O ALTRE APP

Per la gestione di progetti particolarmente complessi, è possibile utilizzare Microsoft Project, che è nativamente integrato in D365BC PSA. Nel caso di utilizzo di altri strumenti, si può adattare l’interfaccia esistente. Ovviamente, lo strumento esterno è l”owner” dei dati fisico-tecnici necessari per gestire al meglio l’”elapsed time” e la previsione a finire dell’”effort”. Il sistema ERP è l”owner” di tutti i dati fisici-tecnici e monetari del consuntivo. Tutto questo è necessario per ottenere il giusto equilibrio e la «quadratura contabile» tra le esigenze del Project Manager, quelle del Bilancio Civilistico-Fiscale e quelle del Controller.

GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

CONFIGURAZIONE COMMESSE E PREVENTIVI